Wichtige Änderungen der GoBD und deren Auswirkungen auf Unternehmen

Am 1. April 2024 treten wesentliche Änderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in Kraft. Diese Aktualisierungen sind das Ergebnis neuer gesetzlicher Anforderungen, einschließlich der Umsetzung der EU-Richtlinie 2021/514 und der Modernisierung des Steuerverfahrensrechts. In diesem Beitrag erhalten Sie eine Übersicht über die Neuerungen, deren Zweck und die Konsequenzen für Unternehmen.

Was sind die GoBD und warum sind sie wichtig?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) stellen einen zentralen Standard für die digitale Buchführung und Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen dar. Sie geben vor, wie Unternehmen steuerlich relevante Daten ordnungsgemäß erstellen, speichern und der Finanzbehörde bereitstellen müssen. Ziel ist es, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Buchführung zu gewährleisten und eine einheitliche Grundlage für Steuerprüfungen zu schaffen.

Die Inhalte der GoBD sind im Überblick

  1. Ordnungsmäßigkeit der Buchführung: Die Buchführung muss klar, nachvollziehbar und manipulationssicher sein.
  2. Aufbewahrungspflichten: Alle steuerlich relevanten Unterlagen sind für eine vorgeschriebene Dauer aufzubewahren.
  3. Elektronische Archivierung: Digitale Unterlagen müssen in einem unveränderbaren Format archiviert werden.
  4. Datenzugriffsrechte der Finanzbehörde: Unternehmen müssen der Finanzbehörde im Rahmen von Steuerprüfungen Zugriff auf steuerlich relevante Daten gewähren.
  5. Technische Anforderungen: Buchführungssysteme müssen die maschinelle Auswertbarkeit der Daten sicherstellen.
  6. Verfahrensdokumentation: Unternehmen müssen eine vollständige und nachvollziehbare Verfahrensdokumentation vorlegen können, die den gesamten Prozess der Datenerstellung, -verarbeitung und -archivierung beschreibt.

Die GoBD gelten für alle Unternehmen, die steuerlich relevante Daten elektronisch verarbeiten, und bilden die Grundlage für den rechtssicheren Umgang mit digitalen Aufzeichnungen.

Folgen bei Nichtbeachtung der GoBD

Die Nichtbeachtung der GoBD kann schwerwiegende Konsequenzen für Unternehmen haben:

  1. Schätzung der Besteuerungsgrundlagen: Fehlen ordnungsgemäße Aufzeichnungen, kann die Finanzbehörde die Steuergrundlagen schätzen, was oft zu höheren Steuerlasten führt.
  2. Rechtliche Sanktionen: Verstöße gegen die GoBD können Bußgelder oder andere rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
  3. Vertrauensverlust: Eine mangelhafte Buchführung kann das Vertrauen von Geschäftspartnern und Investoren beeinträchtigen.
  4. Erschwerte Steuerprüfungen: Ohne korrekte und strukturierte Daten kann eine Steuerprüfung erheblich komplizierter und zeitaufwändiger werden.

Änderungen in den GoBD 2024

Die Änderungen umfassen sowohl inhaltliche als auch technische Anpassungen:

  1. Neue Begrifflichkeiten: Der Begriff „Finanzverwaltung“ wurde durch „Finanzbehörde“ ersetzt, um die Terminologie zu vereinheitlichen.
  2. Erweiterte Anforderungen an die Datenüberlassung:
    • Steuerpflichtige müssen steuerlich relevante Daten maschinell auswertbar bereitstellen.
    • Die Bereitstellung erfolgt über digitale Schnittstellen oder Plattformen.
    • Technische Vorgaben, wie XML-basierte Standards, müssen eingehalten werden.
  3. Berücksichtigung von Kleinunternehmen:
    • Kleinunternehmen mit geringem Jahresumsatz (unter der Grenze des § 19 Absatz 1 UStG) profitieren von vereinfachten Anforderungen.
  4. Neue Datenstrukturen:
    • Zusätzliche Felder wie „Kontoart“ und „Kontotyp“ wurden eingeführt, um Buchhaltungsdaten detaillierter zu klassifizieren.
  5. Technische Neuerungen:
    • Veraltete Formate wie EBCDIC und Lotus 123 werden ab 2025 nicht mehr unterstützt.
    • Moderne Formate wie Excel (xlsx) und Access (accdb) rücken in den Fokus.
  6. Präzisierte Datenzugriffsrechte:
    • Der Zugriff der Finanzbehörde auf Daten ist auf den Rahmen der Außenprüfung beschränkt.
  7. Regeln für die Verlagerung ins Ausland:
    • Papierbelege dürfen an den Standort der elektronischen Buchhaltung verlagert werden, sofern sie digital erfasst werden.

Maßnahmen für Unternehmen

Um die neuen Anforderungen zu erfüllen, sollten Unternehmen folgende Schritte unternehmen:

  1. Systemüberprüfung:
    • Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungs- und IT-Systeme die geänderten Vorgaben erfüllen.
    • Prüfen Sie, ob alle relevanten Datenformate maschinell lesbar sind.
  2. Softwareaktualisierung:
    • Kontaktieren Sie Ihre Softwareanbieter, um notwendige Updates durchzuführen.
    • Lassen Sie Schnittstellen für die Datenübertragung einrichten.
  3. Mitarbeiterschulungen
    • Schulen Sie Ihr Team zu den neuen Anforderungen.
    • Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Dokumentation verstehen.
  4. Dokumentationsänderungen
    • Überarbeiten Sie bestehende Prozesse und Standards.
    • Achten Sie auf revisionssichere Aufbewahrung aller steuerlich relevanten Unterlagen.
  5. Beratung durch Experten
    • Ziehen Sie Steuerberater oder IT-Experten hinzu, um die Umstellung professionell zu begleiten.

Fazit

Die neuen Regelungen der GoBD bieten die Gelegenheit, Ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren und zukunftssicher aufzustellen. Nutzen Sie die Zeit bis zum Inkrafttreten, um sich auf die Änderungen vorzubereiten. Eine frühzeitige Umsetzung schützt vor Problemen bei Steuerprüfungen und sichert die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung.

Haben Sie noch Fragen? Unser Team unterstützt Sie gerne bei der Umsetzung der neuen Vorgaben.

Das könnte Sie auch interessieren

Meistgelesene Beiträge